Трудовата книжка и какво е задължително да знаем за нея

Трудовата книжка е широко дискутирана тема, а в онлайн пространството има предостатъчно информация, която покрива предимно параметрите й от гледна точка на Кодекса на труда.

Трудовата книжка е и онзи досаден документ, за който се сещаме при постъпване на нова работа или при прекратяване на текуща. Документът се приема като „задължителен“ елемент от трудово-правните отношения, но рядко се разбира и разчита правилно и от двете страни – работодател и служител.

В днешната ни блог статия разглеждаме темата за трудовата книжка и какво е важно да знаем за нея, като се фокусираме върху онези въпроси и „подводни камъни“, за които трябва да внимаваме като HR Мениджъри и експерти.

Дългогодишната ни работа отблизо с HR екипи, както и въпросите на участниците от последното обучение, което организирахме на тема „Трудово право за HR” ни даде мотивацията да разгледаме темата за трудовата книжка, погледната с HR поглед.

В статията ни по-долу ще ви представим въпроси, които сме получавали от HR специалисти по темата.

Какво представлява трудовата книжка накратко?

Трудовата книжка е задължителен удостоверителен документ за всички основни, важни факти и обстоятелства, касаещи трудовата дейност на служителя.

Можем ли да използваме данни от онлайн системата на НАП, които кандидати за работа могат да генерират с личния си ПИК?

Ограничения и особености при използване

• достъп до системата имат само лица, които имат генериран Персонален идентификационен код /ПИК/
• трудовият стаж не може да бъде изчислен само от информацията в НАП
• в НАП липсва информация за основание за прекратяване на трудово правоотношение
• има информация за сключени трудови договори, които са били регистрирани в НАП
• в НАП са отразени длъжности по НКПД, това не винаги дава реалната информация за заеманата от служителя роля в организационната структура в компанията. Това може да ограничи HR експерта в разбирането му за заеманата позиция от кандидата

Какви са задълженията на работодателя, респективно на служителя по отношение на трудовата книжка?

При постъпване на работа служителят е длъжен да представи на работодателя трудовата си книжка, както и за вписване на променени или нови обстоятелства. Съгласно Кодекса на труда тя трябва да се съхранява при служителя. Често в практиката служителите предпочитат трудовата книжка да бъде съхранявана от работодателя, което се урежда с изрично писмено съгласие от страна на служителя.

Каква информация дава на работодателя и HR мениджъра трудовата книжка?

3 неща, които да гледаме задължително в трудовата книжка:

(или нещата, които служителят би могъл да ни спести евентуално, но присъстват в трудовата му книжка)

• потвърждаване на информацията от CV като период на работа при предишен работодател – това е важно, особено когато наемате по-млади служители, които искат да покажат повече релевантен опит за позицията и често пъти слагат реално несъществуващ такъв, за да „излежда по-добре“
• получавано трудово възнаграждение – подобно на първата точка, и тук е възможно представяне на грешна информация при договаряне на трудово възнаграждение, което от своя страна би нарушило и изграденото до момента доверие между служител-работодател
• основание за прекратяване трудово правоотношение – това е особено важно в случаите, когато не е по взаимно съгласие, а следва да е друга различна причина. Разбира се, това не е основателна причина за оттегляне на дадена оферта, но добър знак за по-детайлно наблюдение на служителя по време на срока му на изпитване

Възможно ли е при “стискане на ръцете” на двете страни, все пак работодателят да се откаже от офертата си в последния момент, защото е открил “подводен камък” в книжката на кандидата?

Подобен казус е по-скоро изключение, но в случая е въпрос на комуникация. Ако се установи разминаване в информацията, споделена по време на интервюто и това, което е написано в трудовата книжка бихте могли да изследвате причините за това.

Технически погледнато е възможно оттегляне на офертата, защото до момента, в който страните не са подписали трудов договор, те не са влезли в трудово правоотношение.

При всички случаи, разминаването на информацията не е в полза на изграждането на доверието работодател-служител.

Има ли право работодателят да изисква книжка по време на интервю, тоест преди да вземе окончателно решение дали иска да наеме кандидата? 

Няма конкретен законов текст, който забранява изискването на трудовата книжка, но дава основание за поставяне на кандидата в дискриминативни условия. Отново, подобна ситуация не е в полза на доверието, което опитваме да градим с бъдещия си служител, респективно работодател.

Възможно ли е да се премахне изцяло трудовата книжка, всичко да се дигитализира и да е достъпно онлайн?

Не само е възможно, а е съвсем реално осъществимо в условията на усилено дигитализиране на всички HR процеси. Това е в интерес, както на бизнеса да се случи скоро, така и на ниво държава.

Целите са ясни:

• прозрачност
• минимизиране на рискове
• централизирано управление на HR процеса
• ясно установени трудово-правни взаимоотношения, както за служителя, така и за работодателя

С ясното съзнание сме, че това ще е бавен и нелек процес. Ние в Green Path бихме разгледали въпроса и малко по-критично, не защото не сме “ЗА“ дигитализирането и автоматизирането на процеси, а главно заради уреждането на стриктен достъп до тази информация.

Кой би имал право и на какъв етап би следвало да е възможно да разглежда и проследява трудовия път на кандидат/служител? За сравнение, в НАП работодателя има право да разглежда информация за служителя само в рамките на конкретно тяхно взаимоотношение по трудов договор.

Обобщение

В обобщение на темата за трудовата книжка, разглеждана от гледна точка на HR процеси, можем да твърдим, че все още остава един от най-важните документи с полезна информация за нашите служители. Правилното „четене“ на трудовата книжка от HR мениджъри и работодатели би било само и единствено в тяхна полза. Информацията, която трудовата книжка носи би могла да ни спести и редица дългосрочни „главоболия“ и неправилно взети решения при наемане.

Докато нямаме друга дигитална алтернатива е добре да не я пренебрегваме като източник на полезна информация. Ние от Green Path разбираме, че трудовата книжка в този си вид и ползване ще се промени в близко бъдеще, защото света се променя заедно с трудовите ни навици и предпочитания, но дотогава съветваме да подхождате винаги задълбочено и внимателно към информацията, която тя носи.

Ако имате още въпроси, свързани с трудовата книжка, не се колебайте да се свържете с екипа на Green Path за консултация.