Close
Замислете се за ежедневието си напоследък. Колко често в последния месец сте се срещали с някаква форма на изкуствен интелект (AI)? Клиентският ни профил в социалните мрежи отдавна е профилиран, а понякога във виртуалната комуникация дори е трудно да разберем, че отсреща стои машина. Независимо дали става въпрос за обаждане от AI персона или разговор с чатбот при търсене на помощ за продукт или услуга, тези виртуални асистенти са вече неразделна част от нашия живот.
Бизнесът не изостава от тренда – една област, която беше недостатъчно обслужвана през последното десетилетие, напоследък набира значителна популярност с нарастващата дигитализация по света. Това е автоматизацията на операциите в компанията чрез използването на виртуални асистенти. Основните фактори, водещи до тази тенденция, са:
Автоматизацията чрез виртуални асистенти обикновено се фокусира върху три типа:
Например, според прогнози на Gartner до края на 2024 г. 75% от компаниите, които днес използват пилотни програми за AI гласово обслужване на клиенти, ще ги внедрят за постоянно. За тях това означава по-лесно мащабиране на бизнеса, намалени разходи и възможност да освободят време на персонала за по-задълбочени разговори с онези клиенти, които се нуждаят от подкрепата на консултант.
Друг пример идва от IBM, чиито клиент Дженерали Полша съобщава за повече от 97% разговори, поети от виртуален асистент и 120 часа на месец спестени консултантски услуги.
За да може обаче една компания да внедри успешно виртуален асистент, трябва първо да направи бизнес анализ на вътрешните си процеси. Това включва стъпки като:
Следващите стъпки засягат експертизата на "Човешки ресурси". Трябва да се анализират дефинираните задачи, които имат потенциал да бъдат поети от виртуален асистент и наличните човешки ресурси. Няколко насочващи въпроса, които могат да подпомогнат този процес, са:
В резултат на анализа на вътрешните процеси, бизнеса и наличните човешки ресурси, компанията може да изготви ясна стратегия за успешно внедряване на AI асистенти на всяко едно ниво и във всеки процес.
Green Path следи с интерес всички промени, които касаят навлизането на AI в бизнеса и неговото влияние върху обществените нагласи и очаквания. Като външен израз на интереса ни е първата тема в събитието HR Компас, която ще бъде "HR Пришълец: Може ли Изкуственият интелект да е Естествена част от екипа и как да го управляваме".
Искате ли да превърнете HR Пришълеца във верен СЪотборник в екипа? Участвайте в събитието!
Подробности и как да се включите вижте тук
Запазете датата 22 октомври 2024 г. и заповядайте в хотел Интерконтинентал, София.
Защото съдбата обича смелите, а бъдещето ПОДГОТВЕНИТЕ.
От средата на 2021 година Ирина Крайчева – изпълнителен директор на Iute Credit взе стратегическо решение да подкрепи имплементацията на електронно трудово досие в компанията и с това да бъде реализирана качествена оптимизация на работните процеси, свързани с администриране на служителите.
В резултат на тази управленска проницателност на Ирина вече повече от две години в Iute Credit продължават да използват електронното трудово досие, а изпълнението на всички административни операции, уреждащи взаимоотношенията с техните служители, е многократно улеснено и ускорено.
За този период в Iute Credit са натрупали впечатления от използването на дигиталното решение и са готови да споделят за това, как са стигнали до идеята да го имплементират, през какви съмнения и трудности са преминали в началото и каква е сега тяхната оценка от използването на електронно трудово досие. Дали са срещнали съпротиви от служителите и дали са забелязали отражение върху основния им бизнес разказваме в интервюто с Ирина Крайчева в следващите редове.
Ирина, разкажи ни на кратко за дейността на Iute Credit в България. Колко е голяма компанията и от кога е на българския пазар?
Компанията е част от международната финансова група Iute group, предлагаща различни финансови решения свързани с: кредити, check out решения при закупуване на стоки и услуги, wallet services и застраховки. Ние сме финтех компания със сериозен интерес в оптимизация и дигитализация на работни процеси, което се отразява пряко и на качеството и решенията, които предоставяме на нашите клиенти.
Служителите в българския офис са малко под 50 човека.
Как взехте решение да потърсите партньор за HR дейностите при вас и кога за първи път разбрахте за възможностите на ел. трудово досие? Какво ви мотивира го внедрите при вас?
Решението беше взето лесно и бързо. То беше и най-адекватното, защото преди две години, когато стъпвахме на българския пазар, това беше следващата естествена стъпка в развитието на компанията. Подкрепата от HR партньор за всичко, свързано с HR операции, беше едно логично решение за нас. Това ни позволи да се концентрираме върху основния ни бизнес
Избрахме да работим с екипа на Green Path, след получена препоръка за качеството на услугите, които предоставят, в което се убедихме и ние в хода на партньорството ни. Те ни предложиха дигиталното решение за електронно трудово досие още в първоначалните ни разговори.
Не беше трудно да се видят всички ползи с внедряването на този начин на работа. При нас, като финтех компания, използването на хартия в ежедневната работа, е силно ограничено.
Срещнахте ли някакви трудности в началото? Кой беше най-предизвикателният момент от процеса?
Не бих казала, че имахме някакви непреодолими трудности. Бих посочила за неудобство, че наличният трудов архив трябваше да стане дигитален и съответно трябваше да сканираме трудовите досиета, за да ги качим в системата. Но всичко се случи лесно и бързо, защото в началото служителите бяха и по-малко. В тази връзка забавянето може само да затрудни процеса по имплементация на електронно трудово досие.
Какво бихте оценили като позитив за организацията при използването на електронно трудово досие?
Целият процес по водене на трудовото досие на служителите е супер улеснен и изключва всякаква хартия. Работата е многократно по-бърза и по-ефективна, колегите ми приеха промяната радушно и продължават да споделят само позитивен опит.
Използването на електронно трудово досие за нас е естествена част от останалите работни процеси в компанията, които също са дигитализирани. Имаме свободата и възможността за фокус върху основния ни бизнес. Предвид всичко това, за мен е трудно да споделя нещо негативно.
Какво бихте казала на колеги, които се колебаят дали да преминат към ел. трудово досие?
Да не се колебаят и да преминат, защото инвестициите се възвръщат, а ползите за ефективността на работата и развитието на бизнеса като цяло са многократни.
36 часова работна седмица. Как Геокон България успяха да реализират идеята си за съкращаване на работната седмица и какво споделят като резултати година по-късно?
Павлина Иванова е мениджър Човешки ресурси в „Геокон България“ и споделя опит във въвеждането на по-кратка работна седмица от 1.07.2022 г. Този опит е още по-ценен сега, защото година по-късно, те имат поле да направят своя равносметка и изводи от направените промени в компанията.
„Геокон България“ е компания, която е позната отдавна на HR експертите в България, но в последната година добихте известност и като един от пионерите с по-кратка работна седмица. И все пак, разкажете ни накратко за бизнеса на компанията.
Геокон е софтуерна компания, създадена през 1997 г. първоначално в Берлин. Софийският офис е отворен през 2003 год. Тук е изграден силният ни технически екип от програмисти и тестващите продуктите ни. Ние разработваме, усъвършенстваме, имплементираме и поддържаме следпродажбено обслужване на собствени софтуерни решения за повишаване на ефективността при планиране, отчитане и цялостно управление на персонала за многобройните си клиенти в Европа и у нас.
Най-популярният ни софтуерен продукт GeoConPlanExpert е сигурен, изключително удобен и функционален за всички, които изработват и отчитат графици за сменен режим на работа.
За всяка държава в приложението е заложено стриктно спазване на съответните законодателни изисквания. Залагат се и специфичните искания на всеки клиент.
"Геокон" осигурява инсталиране, внедряване, обучения и ежедневна поддръжка за многобройните си клиенти.
Как стартирахте с идеята за съкращаване на работната седмица?
Реално идеята за намаляване на работното време дойде от работодателя. Тази стъпка е много важна в процеса. За наша радост здравето, успешното съчетание на професионален и личен живот за нашия работодател не са клишета, а искрена загриженост. Ние тук трябваше да подпомогнем успешната реализация.
Преходът към по-къс работен ден и седмица във фирмата изисква осмисляне и планиране на ключови аспекти, както и време, ангажираност и сътрудничество между всички заинтересовани страни. Главната цел беше всичко да се случи плавно, без сътресения, да не пострадат продуктът, услугата, качеството, обслужването на клиенти, отношенията с партньори и доставчици, отношенията между колегите, особено между свързаните екипи, броят на клиентите, тяхната удовлетвореност, в крайна сметка приходите.
Пристъпихме към въвеждане на придобивката подготвено, с проучване на нагласите на хората, с обективни анализи и разчети на бизнес модела, на екипите, броят и квалификацията им, на отношенията и процесите във фирмата, идентифицирахме възможностите за оптимизация и ефективност.
След необходимата подготовка, от 01 юли 2022 год., официално приехме 5 дневна работна седмица, с намалена продължителност от 36 часа, при запазване на трудовите възнаграждения и пълен размер на всички осигуровки. За нас този вариант за намаляване на работната седмица е по-удачен от варианта 40 часа в 4 дни седмично. Запазихме и размера на обедната и физиологичните почивки.
Какво смятате, че помогна на тази идея да стане реалност?
Отчитаме няколко важни плюса, които улесниха плавното преминаване към намалено работно време:
→ Преимуществено във фирмата работят програмисти и тестващите софтуера ни. Те си гонят задачите и проектите, без точното работно време да им е значим фактор. При това върху ефективността в тяхната работа оказва влияние опитът и усъвършенстването на технологиите, които се подобряват с времето.
→ Ние не сме голяма, като брой хора и йерархия, фирма, с множество вътрешни и външни отношения и процеси между отдели, партньори и доставчици. Във фирмата служителите са съвестни и гъвкави, със сериозен опит. При нас текучество почти няма.
→ Мениджмънтът е с ясна визия за развитието и всички процеси в компанията.
→ Нямаме сменен режим на работа.
→ При нас няма практика за извънреден труд и ненормиран работен ден.
→ Работим от години с гъвкав старт и край на работния ден.
→ Нямаме незапълнени работни позиции. Броят на хората е достатъчен, така че да позволи по-късата работна седмица, без да се претоварват хората от това.
→ Ние сме фирма, която работи със собствен софтуер за отчитане на работното време, ползваме го и го коригирахме според новите правила. Достъпът до него е голямо улеснение за служителите.
→ Имаме 2 звена, които пряко обслужват клиенти и е важно и неотменимо тези хора да покриват очакваното от клиентите работно време. Там въведохме предварителен график, в който всеки задава как ще работи следващата седмица, така че да се покрие работното време от 09 до 18 часа.
Чисто административно издадохме много прецизна заповед към частта за работното време в Правилника за вътрешен трудов ред, в която се регламентира промяната. Издадохме и практически указания за прилагане на заповедта. Там, за повече яснота, сме описали евентуални казуси, които предвидихме, че може да възникнат.
Какво бихте казала на скептично настроените към идеята за съкращаване на работната седмица? Доста хора са с убеждението, че 8 часов работен ден едва стига за текущите задачи, и не си представят как се изпълняват задачите за по-кратко време.
През призмата на нашия опит мога да кажа като наблюдение, че хората се мобилизират, стават по-отговорни, по-фокусирани и ангажирани да прилагат знанията и уменията си, да уплътняват работния ден. Фактът, че той е по-къс, не води до преумора или стрес и човек може да се концентрира и да си свърши работата качествено и в срок.
Една година по-късно отчитаме, че продуктите и услугите ни продължават да се развиват положително. Фирмените цели, бизнес процесите, качеството и производителността не са пострадали в никой аспект, клиентската удовлетвореност е все така висока, обслужването на клиентите е навременно и професионално, броят на клиентите ни расте. На тази база не само не се върнахме към старата организация на работно време, а получихме увеличение на заплатите с добър процент. Много важно в анализа за изминалата година е, че хората се чувстват по-свързани и ангажирани с фирмата, по-удовлетворени от баланса между личен и професионален живот, стремят се да са максимално фокусирани и ефективни. При нас състояния като „прегаряне“ и „стрес“ не са актуални.
Пожелавам успех на всички, на които предстои преминаване към по-кратка работна седмица!
Каква е разликата между консултантски проект и дългосрочна услуга в Green Path?
Консултантският проект предполага насочени усилия, анализ и предложения за действия/решения върху проблем или казус, който е идентифициран от клиента ни. Дългосрочната услуга, така както в Green Path я реализираме, съдържа в себе си и консултантски подход при изпълнение на задачи от аутсорсинг на HR операции и пейрол, но е свързана с продължителен ангажимент към клиента и изпълнение на договорените задачи. Дългосрочната услуга дава на клиента ценен достъп до навременна HR експертиза и опит в казуси и дейности, които неминуемо възникват в процеса на работа. И една наша отличителна черта, при двата формата на работа – консултантски проект и дългосрочната услуга, е отговорното отношение и откритата комуникация, на които държим и практикуваме.
Често пъти хората не разбират какво се крие зад консултанските проекти, защото звучат много общо - какво значи консултантския проект в Green Path и какви са неговите измерения?
Консултантските проекти на Green Path сe различават, в зависимост от нуждата на клиентите ни. В Green Path има ценна комбинация от знание и опит, която успешно намира приложение при решаване на редица нужди в различен тип бизнеси.
Комбинацията, която ясно можем да дефинираме, е разбиране на бизнес нуждите, детайлно познаване на оперативните HR процеси, задълбочено разбиране на трудовото законодателство, познаване на актуалните възможности за дигитализация на административни HR процеси. Всичко това ни дава умението да подхождаме комбинативно към решаването на възникнал казус при клиента или стартиране на консултантски проект.
За кого са предназначени тези проекти и на какви теми могат да бъдат?
Както споменах, темите биха могли да бъдат различни в областта на HR операции, анализ и оптимизиране на работните процеси в рамките на HR функциите.
И все пак можем ясно да откроим няколко теми, за които често сме припознати. Примери за такива проекти са HR одит на процеси и документи, консултантска подкрепа при актуализиране на длъжностни характеристики, подготовка на вътрешни правила/инструкции/процедури/заповеди, свързани с трудово-правните взаимоотношения между клиентите ни и техните служители, и други подобни проекти, които откриват своите отговори в нашите опит и знания.
Сподели повече за последния такъв консултантски проект?
В последните месеци имаме редица проекти, които реализирахме с наш клиент, с който се запознахме по време на едно от изданията на обучението „Трудово право за HR”. Консултантската подкрепа се оказа едно естествено продължение на нашите взаимоотношения. Причината е, че по време на обучение ние не пестим знание и старание да даваме максимално примери от практиката ни и решения на разнородни казуси. Това винаги е оценявано от хората, с които се срещаме и работим, изграждаме чувство на доверие и уважение и когато наши участници ни потърсят за подкрепа, ние сме насреща да я предоставим
Това се случи и с този конкретен клиент и в последните няколко месеца изникнаха още редица нужди, за които Green Path беше припознат като доверен партньор. В рамките на няколко месеца стартирахме абонамент на консултантска подкрепа, през която те достигат бързо до знание и допълнителна гледна точка и мнение за решение на казуси, с които се сблъскват. Скоро след началото на този проект трябваше да доразвием услугата, като надградихме с присъствие на консултант на място при клиента, в рамките на няколко дни, които са критични за нуждите на финализиране на месечните заплати. Това време използваме, за да подкрепим с:
- Преглед на процеси, практики и документи, с които се
сблъскваме и споделяне на предложения за промени, където има такава възможност и нужда
- Споделяне на знания, които помагат да се оптимизират данни,
таблици, които се използват за нуждите на заплати и които търпят подобрения
- Решаване на ad-hoc казуси, които възникват по време на престоя ни при клиента
Този проект бе много предизвикателен за нас. От една страна ситуацията при клиента, изискваше спешно включване от наша страна, а от друга ограниченията на времето и вече ангажирани ресурси в Green Path, изискваше допълнителна вътрешна мобилизация при нас. Вероятно нямаше да успеем да се справим, ако не бяхме постигнали партньорски взаимоотношения на уважение, чрез открита и навременна комуникация и доверие, че поетия от нас ангажимент ще бъде качествено изпълнен. Това бяха благоприятните условия, за които двете страни положихме усилия и успяхме да направим план за действие, който да работи за постигане на целите.
***
Разберете кои са следващите ни обучения тук, както и повече информация за корпоративните ни обучения при заявен интерес и нужда тук.
Всички актуални обучения, събития и новости в Green Path и света на HR, можете да четете регулярно в LinkedIn профила ни.
Какво още споделят Modis Bulgaria след участието си в обучение “Трудово право за HR” с Green Path
Доброто разбиране на трудовоправните взаимоотношения е силно предимство за целия HR екип
Ценим доверието в нашата експертиза и обучителен подход, което колегите от Modis Bulgaria ни гласуваха заедно с техния избор да планираме и проведем обучението „Трудово право за HR” с програма, адаптирана към специфични нужди и бизнес реалност в компанията. В края на миналата година те посветиха два дни в изследване на трудовоправните взаимоотношения и обширно поле от казуси и заплетени практически задачи, защитаваха гледни точки в активни дискусии. Вече два месеца след края на присъственото обучение, участниците остават ангажирани в процеса на учене и изследване на темата трудово право – взеха активно участие в дистанционна follow up сесия през февруари. Това можем да споделим като добра практика за предаване на знание – комбинацията от работа в конкретен и практически контекст, време за самостоятелна работа с темата и последваща работна дискусия.
Във всяко реализирано обучение на тази тема ни очарова активността, любопитството и готовността на участниците да проследят връзките между трудовоправен проблем и най-правилното решение в HR контекст и практика.
Попитахме Modis Bulgaria какво ги е провокирало да потърсят обучение по Трудово право? Коя е причината да се спрат на Green Path като партньор по темата? И какво наблюдават като промяна и резултат в своята практика след участието си в това обучение?
„Всеки човек, който се занимава с HR следва да има познания в областта на трудовоправните взаимоотношения и да обновява знанията си регулярно. Тъй като тази материя е комплексна и динамиката е голяма, преценихме, че бихме искали, освен самостоятелната подготовка на колегите ни от HRBP екипа, да преминем и таргетирано обучение.
Защо се спряхме на Green Path? Най-вече, защото вече познаваме начинът ви на работа, и бяхме напълно сигурни, че вие ще допълните нашите знания и ще поднесете информацията по достъпен и разбираем начин. Преди няколко години бяхме поканили Лили Панайотова да ни консултира по един проект за дефиниране на система за нива на възнаграждения и оценка на длъжностите. Изключително се впечатлихме от сериозните й познания и подготовка, и решихме отново да се доверим на Green Path.
Обучението, което нашите колеги от HRBP екипа премина е “Трудово право за HR”, с цел обогатяване на познанията, свързани с трудовото законодателство и последните промени от 2022г . То ни помогна да повишим експертизата си в областта на трудовоправните въпроси и Кодекса на Труда, които не са присъщи за бизнес партньрорите. По този начин, все повече стъпихме „в обувките“ на колегите от другите HR екипи, и някои вътрешни процеси станаха по-разбираеми за нас.“
***
Благодарим на екипа на Modis Bulgaria за ценната обратна връзка и смисъла, който ни дават да продължаваме да предаваме практическите знания на HR.
Разберете кои са следващите ни обучения тук, както и повече информация за корпоративните ни обучения при заявен интерес и нужда тук.
Всички актуални обучения, събития и новости в Green Path и света на HR, можете да четете регулярно в LinkedIn профила ни.
Разговорът на тема учене и развитие търпи своята еволюция в последните години. Най-малкото, бизнесът измисли нов начин да разграничава обучение от учене и постепенно се насочи към търсене на цялостни решения за развитие. С право фокусът върху решенията печели популярност всеки път, когато въпросът „как?“ води до нови идеи. Ако преди това обаче не сме си задали въпроса „защо?“, дори най-гениалната идея отмира посредствено във вечността. С други думи, на първо място е анализът на нуждата. Решенията са следваща фаза на процеса.
Ето и няколко идеи в посока „защо?“, които биха спестили редица предизвикателства на етап „как?“. Ако проектът за развитие, който искате да осъществите включва и външен консултант, ще сведете времето за срещи преди старта значително. Защо? Защото добрите консултанти питат, и то много. И като казвам много, имам предвид наистина много. И вие и консултантът ще бъдете благодарни, ако можете да дадете отговорите на въпросите им, преди да бъдат зададени.
1. Определете елементите, които компанията смята за важни в изграждането на учеща екосистема и дайте видимост
Залагате на индивидуалните нужди в стратегията си за развитие на хората, изграждате мотивация за ученето като навик, предлагате възможности за израстване в различни роли, спрямо желанията на хората или комбинирате и трите, заедно с десетки други възможности? Определете ключовите влияния и се фокусирайте върху информираността на хората за тях. През 2007 г. експеримент на група учени показва, че 86% от компаниите, които дават най-добрите възможности за кариерно развитие, са успешни заради синхрона в разбирането за тези възможности. Каквото и да предоставяте, със сигурност има нужда да подсигурите видимост към хората в организацията, за да се уверите, че на пръв поглед очевидните възможности са очевидни за всички и има еднакво разбиране за тях.
2. Дефинирайте ясно областите, в които искате да развивате хората
Анализът на нуждите за развитие сам по себе си е широко понятие. Преди да се спуснете в търсене на най-доброто, следва да съгласувате с всички ключови роли, нивата на разрез, които целите. В зависимост от големината и структурата на компанията, нуждите могат да бъдат идентифицирани в три области – индивидуални, функционални и организационни. При компании до 100 човека, независимо колко комплексни са ролите, това е добра основа за анализ и сравнително лесно можете да постигнете персонално внимание в обучението и развитието. За по-големи компании алгоритъмът се променя спрямо броя роли, нива на експертност, естество на работата / проектите, зависимостите с други фактори (ниво на ангажираност, работодателска марка) и степента на въведени дигитални решения за подпомагане културата на учене, отвъд класическите предефинирани онлайн курсове.
3. Съобразете реалистичен период
Организациите се различават една от друга с културата си, но като време за позициониране, напредък и устойчивост в иновациите, пазарът задава еднакво предизвикателна скорост. Същото се отнася за поддържане екосистемата на учене и развитие. Задават се все по-високи изисквания към индивидуалната култура на учене и понастоящем тя е натоварена с не леката задача да доведе бизнеса до високи резултати на база скорост на забравяне на стара информация, усвояване и интегриране на нови знания и надграждане на умения. Затова и придобиването на знания и умения е ликвидно, когато се реализира в правилното време. Изберете конкретен период, за който правите анализа и планирането на нужди за развитие, така че те да съответстват на темпото, с което бизнесът ви променя контекста на прилаганото в практиката.
4. Поглед напред
Когато знаете какво и кога компанията влага като смисъл в екосистемата от учене, развитие и влияние върху бизнеса, а също са на лице нивата на разрез, които подлежат на анализ, идва истинското „защо?“ – това, което ви помага да визуализирате резултатите, които искате да са на лице, след реализиране на планираното. Този тип анализ разглежда в детайл обективните стъпки за действие и инициативи, които си залагате и има за цел да провокира размисъл по темата какво различно би се случвало при осъществяването им.
На този етап е добре да имате двама добронамерени критици, с които да поговорите – поне един експерт от конкретната област, където търсите развитие, за да ви провокира с въпроси от ежедневната си практика и един представител на група (колега от друг екип, клиент, друго), която косвено би се повлияла от промяната, за да чуете аргументите, които ще повлияят потенциално на полезността от промяна за всички въвлечени нива.
Тук е моментът когато се избира методът за събиране и анализ на информацията, спрямо заложената цел (напр. тип интервюта, въпросници и разговори), за да бъде извлечени необходимите данни. В допълнение се взима предвид (не задължително заедно) информация относно резултати от представянето, ниво на ангажираност, отсъствия, текучество, натоварване в извънработно време, възможности за растеж и таван, който задава естеството на бизнеса на компанията и др. Така оценявате правилно подхода към хората при предлагане и организиране на инициативи в синхрон с целите, които организацията си поставя.
5. Изненадващо влиятелните данни
Всеки организационен анализ на нуждите от развитие крие своите изненади. Ако всичко опира до директните обучителни нужди, имате поле да развихрите фантазията си и да превърнете ученето за хората в изкусно моделирано преживяване, чрез забележителните възможности на съзнанието, реалността ни и киберпространството. Допълнителната полза на качествения анализ е, че често показва и областите за развитие не само в частта с ученето, а и по теми свързани с бизнеса и лидерството, които засягат съвсем отделни организационни взаимовръзки. Понякога сте зависими от тях и дори да направите блестящ последващ анализ по конкретна тема и да я осъществите безупречно, резултатите няма да са на лице, заради нуждата от други процеси (или нагласи) в организацията, които следва да бъдат променени преди това. В тези случаи е добре да влезете в ролята на консултант на мениджмънта (ако сте в HR функция) или на себе си (ако вие самите сте в мениджмънт роля) и да преразгледате процесите в организацията, които може да са пречка за поддържане на цялостната екосистема на развитие.
Дори да няма възможности за бързи подобрения, ако установите структуриран подход с достатъчно широк спектър от данни и отделяте време за анализа им, ще превърнете развитието на хората в полезна бизнес практика с реални резултати. И ако в процеса се сблъскате с неудобни въпроси и предизвикателни моменти, не се притеснявайте. Това е сигурен знак, че сте на прав път.
***
Тази статия е написана от и в партньорство с Елина Галанис, част от нашия треньорски екип в обучителната програма на Green Path за 2022. Темата, която ще води за първи път при нас е "HR НА ПРАКТИКА: Ефективен анализ на нуждата от обучение и развитие" (9 юни) и това е поводът за днешната ни статия, която дава конкретни стъпки в работата с анализа от обучения и развитие в една организация.
Разберете още за темата и автора й в краткия видео разговор, който записахме заедно в LinkedIn тук.
Ранното записване за обучението тече в момента и можете да го направите директно от тук.
При допълнителни въпроси ни пишете на sales@greenpath.bg
Лятото вече се изниза през задната врата, а есента настъпва уверено с капки дъжд и жълти листа по дърветата.
Повод за носталгия обаче не трябва да има. Есента е време за презареждане на батериите и връщане към всички професионални и лични проекти. Сигурни сме, че за много от вас това е време, в което активно участвате в подготовката на бюджетите за следващата година, и в частност, планирането на разходите за персонал.
В следващите няколко реда искаме да ви помогнем с тази задача, като ви насочим към разходите, които трябва да обмислите, когато планирате разходи за персонал.
✔ Разходи за заплати - договарянето на работната заплата, която вашият служител ще получава, е процес, който е строго индивидуален за всеки бизнес. Към тези разходи включваме допълнителните плащания към фиксираното възнаграждение под формата на бонуси/комисионни, както и разходите за осигуровки за сметка на работодателя.
За да можете да направите успешен план по това перо от бюджета, има няколко основни въпроса, на които трябва да си отговорите:
➤ Срещате ли трудности при намирането на нови служители? Често ли чуваме отказ на изпратена оферта поради по-ниска заплата от очакваното?
➤ Има ли увеличение на текучеството в компанията, и ако да, какви са основните причини за напускане? Участват ли заплатите като аргумент за промяна на работодателя?
➤ Участва ли нашата компания в проучвания на заплати? Ако да, нашите заплати как се сравняват с равнищата на заплащане на пазара?
➤ Има ли в компанията служители, които получават по-ниски възнаграждения от останалите – не е спазена вътрешната справедливост на заплащане в компанията?
➤ Очакват ли се законодателни промени в осигурителната тежест, която покрива работодателя?
✔ Разходи за социални придобивки - социалните разходи за компанията представляват различни социални придобивки, които се дават на служителите извън тяхното възнаграждение по трудово правоотношение. Те не са обвързани с трудовото представяне на отделните служители или важността на позицията, която заемат. Тяхната цел е да подпомогнат целия екип на компанията. Социалните придобивки са един от факторите, които оказват все по-голямо влияние на пазара на труда. За да бъдат конкурентни на пазара, работодателите е необходимо да обновяват и разширяват своя "социален пакет", като тяхната цел не трябва да бъде само привличането на подходящи кадри, но и повишаването на мотивацията, удовлетвореността и ангажираността на служителите.
✔ Разходи за обучения - една от задачите на всяка компания е тя да бъде конкурентоспособна на пазара, а това зависи пряко от ефективната работа на нейните служители. Служител, въоръжен с нови знания, може да генерира нови идеи и по-лесно да се справя с много проблеми. Все повече компании се насочват към този инструмент не само за да развият потенциала на своите служители, да ги подпомогнат в това да бъдат по-самостоятелни в работата си, но също така да им предоставят възможност да развият знания и умения, които не са пряко свързани с работата им. Често срещаме компании, които инвестират в развитието на знания, които не касаят изпълнението на задачите по дадена позиция, но са важни и търсени от дадения служител. Тези знания от една страна отговарят на интересите му, а от друга дават възможност да се открие нов хоризонт в дейностите, които му се делегират, респективно длъжността, която изпълнява.
✔ Събития - най-често това са екипни събирания и празненства организирани от работодателя, с цел подобряване на вътрешно екипните процеси (комуникация, вземане на решение, изпълнение на целта, лидерство), което е достатъчно и за подобряване на екипната ефективност. Тяхната важност е към създаване на екипен дух, изграждане на доверие и ангажираност между членовете, и не на последно място спомагат за по-успешното представяне на компанията като работодателска марка.
Длъжностната характеристика /ДХ/ е важен документ, чрез който работодателят информира служителят какви са основните задачи, чието изпълнение се очаква, изискванията, на които да отговаря и взаимовръзките на позицията. Това е документ, към който се реферира при съкращение, дисциплинарни наказания или други организационни промени. При наличие на актуална ДХ в компанията, от една страна служителите имат разбиране какво се очаква от тях в процеса на работа и заеманата от тях роля, а от друга – работодателя може да търси отговорност за степента на изпълнение на задачите.
Не случайно, в портфолиото от услуги в Green Path, сме включили възможността за подкрепа при създаване и актуализиране на ДХ. Разбираме, че оформянето и поддържането на актуална ДХ в компании с повече позиции, отнема доста време на HR екипа и може да измести фокуса от важни стратегически задачи.
Преди няколко месеца, екип от консултанти в Green Path беше ангажиран за реализирането на проект – актуализиране на ДХ и свързаните с това дейности по изпращането на допълнителни споразумения / ДС/ и събирането на комплект документи с подпис от служителите. Като резултат в края на проекта, клиентът получи:
– актуализирани малко над 400 бр. ДХ, разпределени в 9 дивизии и 65 бр. екипи, и
– около 200 бр. комплекти /актуализирани и подписани от служители ДХ и ДС/
В рамките на около 3 месеца, заедно с компанията, заявител на проекта, преминахме през различни процеси. Ето кои са те:
Този проект потвърди за пореден път вярването ни, че изнасянето на услуги на време към експерти, е ключов момент за оптимизирането на ресурси – човешки, финансови и времеви в компанията
За Green Path да подкрепяме адекватно клиента в максимално кратък срок за изпълнение, винаги е приоритет и сме радостни, че отново оправдахме гласуваното доверие в нас.
Интервю с Весела Костадинова, част от треньорския екип на Green Path
Весела Костадинова е част от треньорския екип на Green Path и съавтор на програмата за обучение „Бизнес анализ за HR”. Поканихме я да сподели малко повече за обучението през юни с акцент какво е мястото на бизнес анализа в областта на HR и защо смята, че това е новата необходима компетенция за качествения HR.
Защо бизнес анализ за HR?
Сферата на HR обхваща много и комплексни работни процеси, често свързани с детайлни бюрократични процедури, сложни казуси, покриващи комплексна йерархична структура. Не е тайна, че дигитализацията на тези процеси може да увеличи ефективността на работата с над 50%, да намали ненужните разходи и облекчи работата на HR екипа значително. Дигитализацията е и една от най-актуалните и агресивно развиващи се тенденции в областта на HR. Тя е резултат от непрестанния стремеж на бизнеса към иновации и растеж, което неизбежно провокира HR функцията да се старае да отговори адекватно на промените.
Как бизнес анализът намира място в областта на HR и проектите за дигитализация?
Бизнес анализът е новата необходима компетенция, която е важно да се добави към арсенала на качествения HR.
Това е дейност, която е ключова за всеки проект за дигитализация, но излиза много извън тази рамка. Тя включва задачи като идентифициране, описание и анализ на бизнес процеси, които са неразделна част от всяка компания. В резултат на анализа се прави оптимизация на процесите, идентифицират се липсващи или дублиращи се процеси и стъпки и други.
Дигитализацията е естественото продължение на този процес в посока постигане на целите на компанията. При все, че човешките ресурси са основна двигателна сила на всяка компания е логично HR-a да участва в почти всички процеси в нея. За това при един проект за дигитализация е от критична важност HR-a да е добре подготвен и уверен. Документи като функционални и технически изисквания, процесни схеми, проектни планове, управление на промените са само част от артефактите, придружаващи един проект за дигитализация. За това е важно един HR:
– да знае как да дефинира ясно изискванията към софтуера, включително бизнес изисквания, идентификация на бизнес процеси и стъпките им, зависимости между бизнес процеси и други
– да знае каква информация е необходима на техническия екип, за да може правилно да отговори на поставените изисквания
– да се ориентира добре във фазите на проекта и документацията, придружаваща всяка фаза
– да работи свободно с често срещани термини и да е пълноправен партньор в проекта
Това са и част от целите, които в Green Path поставихме, когато разработихме програмата на обучението „Бизнес Анализ за HR“.
Весела Костадинова е професионалист с повече от 13 години опит в областта на бизнес анализ и управление на проекти за разработка, внедряване и интеграция на софтуерни системи. Опитът ѝ е натрупан от множество участия, и като бизнес анализатор и като ръководител проектен екип, в проекти внедрени както в държавния сектор, така и в частния.
Част от софтуерните приложения разработени и внедрени с нейно участие са системи за управление на човешки ресурси, деловодни системи и системи за управление и контрол на специфични процеси в държавна администрация (приемане и управление на жалби, управление на задачи, финансов контрол и др.). За това тя не само познава в детайли техническите процеси по управление на отпуски, командировки, управление на документи и задачи, анализ на риска, но и специфичната динамика и обем от документооборот в изразено бюрократична и консервативна структура.
В личното си време Весела обича да реди пъзели, да прави сладкиши и да се разхожда в планината. Тя обожава всички животни, природата и е запален фен на азиатската култура.
Обучението "Бизнес анализ за HR" ще се проведе на 10 юни, а обучители ще бъдат Лиляна Панайотова и Весела Костадинова. При интерес, можете да се запишете директно на този линк. Местата в групата са ограничени до 7 участници, за да можем да отговорим персонално на всеки въпрос по време на обучението. Ако имате допълнителни въпроси, не се колебайте да ни пишете на sales@greenpath.bg
Пандемията и извънредно положение изведе на преден план тема, която винаги е присъствала във взаимоотношенията работодател – служител, особено ако служителят е жена, която вече е майка или й предстои да отглежда малко дете.
Грижите около децата всеки ден, в допълнение с чести закъснения или по-ранно приключване на работния ден, съпътстват много работещи майки в различна степен. Подобни обстоятелства правят някои работодатели по-предпазливи, когато наемат жени за различни роли в организацията.
В извънредно положение като това, в което се оказахме втора пролет, тази тема ескалира с нова сила. Работодателят е в ситуация на труден избор – бъдещето на бизнеса или толеранс към родителите. За бизнеси, в които е възможно работата да бъде отложена или свършена в извън работно време, работодатели проявяват гъвкавост и разбиране, но такава възможност не е валидна за всички сектори.
Работата от вкъщи с деца намалява ефективността на служителя, но и освобождаването или избягването на тази категория служители, едва ли е решението в 21 век, когато говорим за толерантност, емпатия и грижа за хората. Трябва ли жената, която отглежда дете, да ползва привилегии и да бъде подкрепяна от работодател и колеги и как да се ограничат злоупотребите в такива ситуации? Какво следва да направи работодателят в трудни и несигурни времена за бизнеса, когато е застрашен от фалит и ресурсите за социална подкрепа на служители са изчерпани? Това е тема, която вълнува пазара на труда и, за която нямаме универсално решение. Добрите идеи идват със споделяне на повече гледни точки. Каква е вашата?